Dokumentum digitalizálás

A Poszeidon számos különböző szkennerrel képes együttműködni, mivel a világon legelterjedtebb, TWAIN képdigitalizálási szabványt használja. A rendszer lehetőséget nyújt a digitalizált dokumentumok automatikus, kötegelt iktatására is, mivel képes a vonalkód-leolvasókkal való együttműködésre is, méghozzá tetszőleges vonalkód-szabvány használata mellett. Ennek következtében a digitalizálás munkafolyamata nagymértékben leegyszerűsödik, mivel a vonalkód felragasztását, és a hozzá kapcsolódó iktatási adatok rögzítését követően a rendszer a digitalizált dokumentumokon automatikusan lokalizálja és felismeri a vonalkódot, és azt lapszeparátorként használja, vagyis az összes szükséges dokumentum egyszerre szkennelhető, az elektronikus példányok összekapcsolása az iktatási adatokkal automatikusan megtörténik. Ez a funkció természetesen nem csak a már meglévő iratanyag digitalizálását gyorsítja meg, de a napi iratforgalom iktatását is nagymértékben leegyszerűsíti.  A vonalkód-leolvasókkal való együttműködés nem csak az iratok tömeges iktatását teszi lehetővé, de az ügyiratok és az irattári helyek is azonosíthatóak ezzel a módszerrel, így téve még egyszerűbbé a szervezetnél lévő irattömeg kezelését.

Használata a következőképp néz ki. A tetszőleges számú szkennernek egy központi mappába történő szkennelését kell biztosítani. A Poszeidon kötegelt szkenner modul ezt a mappát folyamatosan vizsgálja, és ha új állomány érkezik bele, akkor megkezdi annak feldolgozását. A funkció használatának feltétele a papír alapú iratokon elhelyezett vonalkód. A rendszer által kezelt vonalkódok maszkolhatóak, így elkerülhető, hogy az „idegen” a dokumentumon már eleve szereplő vonalkódok zavarják a működést. A felismert vonalkódok mentén a kötegelt szkenner modul a szkennelt iratköteget külön-külön iratokra bontja szét, és ha a Poszeidon rendszerbe a felhasználó berögzítette a vonalkódot, akkor az elektronikus iratkép automatikusan felcsatolódik a rendszerbe.

A működést szemléltető logikai ábra.