Munkafolyamat kezelés (Workflow)

Az iratok ügyiratokba szervezésének egyik nagy előnye a Poszeidonban, hogy az egyes ügyiratokhoz, iratokhoz munkafolyamatok rendelhetők, melyek adminisztrálását, és nyomon követését a rendszer automatikusan elvégzi. Ügyintézésre szabható egyedi ripoortolási lehetőségeknek köszönhetően átfogóbb képet kaphatunk így a folyamat egyes szakaszairól, ügyintézői terheltségről A workflow modul képes a komplex - az egész vállalat ügyvitelét behálózó - folyamatok kezelésére szignálások által. Az egységes folyamatok lehetővé teszik, hogy a program végig vezesse a szereplőket a feladataikon az egyedi feladatleírásoknak köszönhetően.

Dokumentumokhoz, űrlapokhoz, iratokhoz, ügyiratokhoz rendelhető folyamatlépéseket definiálhatunk (pl. feltöltés, frissítés, iktatás, aláírás, véglegesítés, szerződéstárba-, utasítástárba helyezés), mely feladatok továbbíthatók, kioszthatók. Egy feladatot konkrét személyhez vagy felhasználók csoportjához is lehet dedikálni. A feladatvégzés lehet egyéni, vagy kollektív. A feladatvégzőt egyedileg is szövegezhető feladat leírás segíti a folyamatlépéseknél.

A rendszer képes dinamikusan számolni, illetve újra számolni a folyamatban szereplő határidőket futás közben, melyek a teljes ügyintézéshez, egy munkafázisra, illetve egyes folyamatlépésekre is meghatározható. A határidők lejártának közeledtéről, határidő elmulasztásáról a rendszer automatikusan figyelmeztetéseket képes küldeni e-mail vagy feladat formájában.

A folyamatban nevesített dokumentumokat tudunk feltölteni, melyek a folyamathoz tartozó mappába kerülnek és az ügyintézés során mindig rendelkezésre állnak, letölthetők, illetve frissíthetők. A dokumentumok iktatása történhet főszámosan, vagy alszámra is. Az iktatás adatai a felületen előtölthetők, például lehetőség van a tárgy, az ügyintéző, a kiadmányozó vagy a címzettek előtöltésére is, amely adatokat előzetesen űrlapokon adtunk meg korábban, így támogatva a felhasználókat az ismételt adatok felvitelének kikerülésében.

Feltöltés folyamatlépés webes kliensen

Feltöltés folyamatlépés vastag kliensen

A rendszer lehetővé teszi a nyomtatvány nélküli űrlapok kezelését (sétálólap), melyek csak metaadatokat tartalmaznak. Különböző típusú mezőket adhatunk meg az űrlapokon, mint például egyedileg maszkolt szöveg, dátum, partnertörzsből választható entitások, választólista, logikai kapcsoló (pl. egy kérdésre adott igen/nem válasz függvényében eltérő ágon folytatódhat a folyamat). A mezőkre megkötéseket alkalmazhatunk, melyekkel láthatósági, írhatósági, vagy kötelezőségi feltételeket szabhatunk, így egy űrlapon belüli workflowt létrehozva. Az űrlapok kezelésének egy másik módja a nyomtatvánnyal rendelkező űrlapsablonok használata, aminek segítségével a rendszer és/vagy felhasználó által kitöltött űrlap mezökből generálhatunk docx vagy pdf kiterjesztésű dokumentumokat, a megfelelő mezőértékek behelyettesítésével

Űrlapkitöltés folyamatlépés webes kliensen

Az Ügyintézés folyamatába integrálhatók az elérhető elektronikus aláírást típusok, mint saját tanúsítványos(tokenes), szervezeti szintű (Pades) és ügyfélkapus aláírás (Ügyintézői AVDH).

Aláírás folyamatlépés webes kliensen

A workflow képes automatukus műveletek elvégzésére a háttérben, mint dokumentumok expediála hivatalikapun (KÉR), ügyfélkapun, emailen keresztül. A megfelelő paraméterek ismerete mellett felhasználói beavatkozás nélkül tud a rendszer így iktatást, szerződéstárba emelést, valamint dokumentum generálási feladatokat elvégezni